Số hóa quản lý văn bản đến/đi trong cơ quan, doanh nghiệp

Văn bản đến và văn bản đi là mạch máu của mọi cơ quan, doanh nghiệp. Khi khối lượng văn bản tăng và tổ chức có nhiều phòng ban, việc vào sổ bằng giấy, chuyển tay và tra cứu thủ công dễ dẫn tới chậm trễ, thất lạc hoặc khó biết một văn bản đang nằm ở đâu. Số hóa quản lý văn bản đến/đi với VNPT iOffice giúp đưa toàn bộ quá trình này lên một nền tảng thống nhất, minh bạch và dễ theo dõi.

Vì sao nên số hóa văn bản đến/đi

Trong mô hình thủ công, một văn bản đến thường phải qua nhiều khâu trung gian trước khi tới người xử lý, và mỗi lần chuyển giao lại tiềm ẩn rủi ro chậm hoặc sai địa chỉ. Khi số hóa, văn bản được vào sổ điện tử một lần, sau đó phân phối tới đúng người theo quy trình đã cấu hình. Nhờ đó, tổ chức luôn biết văn bản đang ở bước nào, ai đang xử lý và còn bao nhiêu thời gian theo yêu cầu.

iOffice là một nền tảng điều hành và cộng tác trên Web và Mobile, nên việc số hóa không dừng ở lưu trữ mà gắn liền với xử lý công việc. Quản lý văn bản đến/đi là một trong các nhóm chức năng chính, đặt cạnh điều hành, giao việc, quy trình phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.

Luồng xử lý văn bản trong iOffice

Toàn bộ vòng đời văn bản được tổ chức theo trình tự rõ ràng:

• Tiếp nhận và vào sổ: văn bản đến được ghi nhận, có thể quét từ bản giấy nhờ tích hợp máy Scan.
• Phân phối và xử lý: chuyển tới đúng bộ phận, cá nhân theo quy trình.
• Soạn thảo và ký số: với văn bản đi, cán bộ soạn thảo, chỉnh sửa online và trình ký.
• Phát hành và liên thông: văn bản được phát hành và có thể liên thông theo chuẩn edXML.
• Lập hồ sơ và lưu trữ: kết thúc xử lý, văn bản được lập hồ sơ và lưu trữ có hệ thống.

Cách sắp xếp này giúp mỗi bước đều để lại dấu vết, thuận tiện cho việc tra cứu và giám sát về sau.

Những tính năng hỗ trợ trực tiếp cho văn thư

Một số đặc tính của iOffice hỗ trợ rất sát công việc văn thư và xử lý văn bản hằng ngày:

• Tích hợp máy Scan để số hóa nhanh văn bản giấy ngay khi tiếp nhận.
• Tìm kiếm toàn văn (fulltext) giúp tra cứu nội dung bên trong văn bản, không chỉ theo tiêu đề hay số ký hiệu.
• Chỉnh sửa văn bản online để soạn thảo và hoàn thiện dự thảo trực tiếp trên hệ thống.
• Thông báo theo thời gian thực nhắc việc và cập nhật trạng thái kịp thời.
• Cấu hình đa quy trình luồng động để phù hợp với cách vào sổ và phân phối của từng đơn vị.

Các vai trò trong hệ thống, gồm Lãnh đạo, Chuyên viên, Văn thư và Quản trị, được phân quyền rõ ràng để mỗi người thao tác đúng phạm vi trách nhiệm của mình.

Phù hợp với tổ chức nhiều phòng ban, nhiều cấp

iOffice không giới hạn số cấp tổ chức và có giao diện responsive trên nhiều thiết bị, nên đặc biệt hữu ích với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, khối Đảng và đoàn thể, doanh nghiệp cũng như trường học có nhiều phòng ban, nhiều cấp hoặc nhiều địa bàn. Khi khối lượng văn bản lớn và người xử lý phân tán, một hệ thống tập trung giúp giữ nhịp điều hành liên tục.

Với văn bản đi cần ký số, iOffice hỗ trợ nghiệp vụ ký số theo cấu hình và giải pháp triển khai; chi tiết được trình bày trong bài Ký số văn bản điện tử trong hệ thống iOffice hoạt động thế nào?.

Bắt đầu số hóa văn bản của đơn vị

Để tìm hiểu đầy đủ về cách iOffice số hóa văn bản đến/đi và công tác điều hành, hãy xem trang dịch vụ VNPT iOffice. Nếu muốn được tư vấn theo đặc thù đơn vị, bạn có thể đăng ký Khảo sát mô hình iOffice; cấu hình và phạm vi cụ thể sẽ được xác định sau khi khảo sát.