VNPT iOffice — Quản lý văn bản & điều hành cho cơ quan, doanh nghiệp
VNPT iOffice hợp nhất quản lý văn bản đến/đi, giao và theo dõi nhiệm vụ, quy trình động, hồ sơ - lưu trữ, lịch điều hành và báo cáo trong cùng một hệ thống — vận hành trên Web và Mobile. Phương án được xây dựng theo quy mô đơn vị: khảo sát nhu cầu — thiết kế — tư vấn báo giá.
VNPT iOffice là Hệ thống Quản lý văn bản điều hành của VNPT — nền tảng điều hành và cộng tác cho cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp và trường học. Hệ thống có 25 nhóm chức năng trên bản Web và 11 chức năng trên bản Mobile, hỗ trợ liên thông văn bản theo chuẩn edXML, ký số theo cấu hình, tìm kiếm toàn văn và quy trình động. Triển khai theo mô hình Cloud (VNPT) hoặc Onsite (hạ tầng riêng); chi phí xây dựng theo nhu cầu — khảo sát, thiết kế phương án và tư vấn báo giá (không có giá cố định công khai).
VNPT iOffice là gì?
VNPT iOffice là Hệ thống Quản lý văn bản điều hành (QLVB&ĐH) của VNPT, cung cấp các chức năng điều hành, quản lý và cộng tác tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện Web và Mobile. Ngoài các nghiệp vụ văn phòng điện tử, hệ thống tạo môi trường tương tác đa chiều giúp chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi để xử lý công việc nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.
VNPT iOffice không chỉ là nơi lưu trữ công văn. Đây là nền tảng điều hành và cộng tác: quản lý văn bản đến/đi, giao và theo dõi nhiệm vụ, cấu hình quy trình động, quản lý hồ sơ - lưu trữ, lịch điều hành và báo cáo — vận hành đồng bộ trên Web và Mobile cho toàn tổ chức.
- Tên sản phẩm
- VNPT iOffice (Hệ thống Quản lý văn bản điều hành)
- Nhà cung cấp
- VNPT
- Loại sản phẩm
- Nền tảng quản lý văn bản, điều hành & cộng tác (văn phòng điện tử)
- Nền tảng sử dụng
- Web & Mobile (responsive, đa thiết bị)
- Nhóm chức năng (Web)
- 25 nhóm chức năng nghiệp vụ
- Chức năng (Mobile)
- 11 chức năng cho xử lý di động
- Liên thông dữ liệu
- Theo chuẩn edXML; thu hồi/thay thế/cập nhật văn bản liên thông
- Ký số
- Hỗ trợ nghiệp vụ ký số theo cấu hình & giải pháp triển khai (PKI/Token/Server)
- Mô hình triển khai
- Cloud (VNPT) hoặc Onsite (hạ tầng riêng của khách hàng)
- Đối tượng
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp, trường học
- Mô hình thương mại
- Khảo sát nhu cầu · thiết kế phương án · tư vấn (không có giá cố định công khai)
Vì sao tổ chức cần hệ thống quản lý văn bản & điều hành?
Khi khối lượng văn bản và công việc tăng lên, việc điều hành thủ công thường gặp một số trở ngại sau:
Một nền tảng — nhiều vai trò
VNPT iOffice hợp nhất điều hành, quản lý văn bản và cộng tác trong cùng một hệ thống trên giao diện Web và Mobile. Mỗi vai trò trong tổ chức có không gian làm việc và quyền hạn phù hợp trên cùng một nền tảng.
Vai trò sử dụng
Nhóm chức năng chính
Bản Web gồm 25 nhóm chức năng nghiệp vụ; bản Mobile hỗ trợ 11 chức năng cho xử lý di động. Các nhóm chức năng chính:
- Khởi tạo & vào sổ văn bản đến/đi
- Xử lý, luân chuyển, phối hợp
- Liên thông văn bản (chuẩn edXML)
- Tra cứu, tìm kiếm toàn văn (fulltext)
- Giao nhiệm vụ (tự động từ văn bản hoặc chủ động)
- Theo dõi tiến độ, đôn đốc
- Xin/duyệt gia hạn
- Đánh giá kết quả
- Thông tin điều hành thời gian thực
- Cấu hình đa quy trình, luồng động (vẽ lại khi đổi nghiệp vụ)
- Phân công/phân quyền đến từng cá nhân, nhiều vai trò
- Văn bản chỉ đạo: giao/nhận, phúc đáp, hoàn thành
- Hồ sơ công việc (cá nhân/chuyển giao/chia sẻ)
- Quản lý lưu trữ theo quy định (nhóm hồ sơ, thời hạn bảo quản)
- Quản lý tài liệu điện tử
- Lịch đơn vị (tuần/tháng)
- Lịch công tác lãnh đạo/cá nhân/phòng ban
- Đăng ký lịch họp, quản lý phòng họp - thiết bị
- Giao ban tháng, thư mời
- Báo cáo văn bản (đến/đi, chưa xử lý, đến hạn, quá hạn)
- Báo cáo thực hiện nhiệm vụ
- Thống kê ký số, đăng nhập hệ thống
- Khai báo đơn vị - nhân sự, chức danh
- Người dùng, vai trò, nhóm xử lý
- Danh mục (hình thức/lĩnh vực/độ khẩn/độ mật)
- Tra cứu lịch sử hệ thống (log), cấu hình tham số
Luồng xử lý văn bản trên iOffice
Một luồng xử lý văn bản điển hình trên VNPT iOffice đi từ tiếp nhận đến lưu trữ, minh bạch ở từng bước và có thể cấu hình lại theo quy trình của từng đơn vị.
- Tiếp nhận & vào sổVăn thư tiếp nhận văn bản đến (giấy hoặc điện tử, có thể scan) và vào sổ trên hệ thống.
- Phân phối & xử lýVăn bản được chuyển đến lãnh đạo/chuyên viên theo quy trình; giao việc, phối hợp và theo dõi tiến độ.
- Soạn thảo & ký sốSoạn thảo văn bản đi, trình duyệt và ký số theo cấu hình và giải pháp ký số triển khai.
- Phát hành & liên thôngPhát hành văn bản đi; liên thông với cơ quan/hệ thống khác theo chuẩn edXML khi có nhu cầu.
- Lập hồ sơ & lưu trữLập hồ sơ công việc và đưa vào lưu trữ theo quy định, phục vụ tra cứu và báo cáo về sau.
Triển khai Cloud hay Onsite?
- Triển khai nhanh hơn
- Giảm gánh nặng hạ tầng tại chỗ
- Phù hợp người dùng phân tán, truy cập Web/Mobile
- Mô hình dịch vụ được quản lý
- Phù hợp yêu cầu quản trị dữ liệu nội bộ
- Đáp ứng ràng buộc về mạng/kiến trúc riêng
- Tùy chỉnh theo môi trường sẵn có
- Cấu hình xác định theo khảo sát
Lưu ý: Không mô hình nào mặc định tốt hơn, rẻ hơn hay an toàn hơn. Lựa chọn Cloud hay Onsite phụ thuộc yêu cầu cụ thể của đơn vị; cấu hình và chi phí cuối cùng được xác định sau khảo sát và thiết kế phương án.
Vì sao cần khảo sát trước khi báo giá?
Chi phí và cấu hình VNPT iOffice không cố định theo một gói duy nhất. Phương án được xây dựng theo quy mô người dùng, mô hình Cloud/Onsite, dung lượng dữ liệu, yêu cầu tích hợp, chuyển đổi dữ liệu và phạm vi triển khai — vì vậy VNPT Thủ Đức cần khảo sát trước khi lập phương án phù hợp.
- Số người dùng & số truy cập đồng thời
- Số đơn vị/phòng ban & số cấp tổ chức
- Số điểm/chi nhánh, địa bàn
- Lượng văn bản/tháng & dung lượng dữ liệu
- Nhu cầu chuyển đổi dữ liệu (từ hệ thống cũ)
- Yêu cầu tích hợp & liên thông (edXML)
- Nhu cầu ký số (PKI/Token/Server)
- Mô hình triển khai (Cloud/Onsite) & yêu cầu hạ tầng
- Độ phức tạp quy trình, HA/dự phòng, bảo mật
- Thời gian dự kiến triển khai
Các yêu cầu như tích hợp, chuyển đổi dữ liệu, tùy chỉnh/phát triển chức năng mới, đào tạo hoặc hạ tầng truyền dẫn/hạ tầng riêng được khảo sát và lập phương án riêng, không mặc định nằm trong phần thuê phần mềm cơ sở.
Chính sách dịch vụ có đơn giá thuê phần mềm cơ sở; chi phí dự án thực tế còn phụ thuộc phạm vi triển khai, quy mô người dùng, mô hình Cloud/Onsite và các hạng mục khảo sát. Báo giá được lập sau khảo sát nhu cầu.
eduOffice — VNPT iOffice cho trường học tại TP.HCM
Chương trình VNPT iOffice dành riêng cho các đơn vị trường học các cấp trên địa bàn TP.HCM: mầm non, tiểu học, THCS, THPT (công lập và tư thục) và trung tâm giáo dục thường xuyên.
- Lưu trữ 500MB/tháng cho mỗi người dùng
- Ứng dụng trên web, điện thoại và máy tính bảng (Android & iOS)
- Tích hợp chữ ký số VNPT SmartCA — ký học bạ số, sổ đầu bài số và văn bản
- Liên thông văn bản với trục của thành phố (LGSP) khi được cấp mã định danh điện tử
- Cảnh báo văn bản đến hạn / quá hạn; thống kê, báo cáo theo phòng ban
- An toàn thông tin cấp độ 3, xác thực hai lớp, watermark văn bản
Phát sinh người dùng ngoài gói: 59.400đ / user / tháng (đã gồm VAT 8% và dung lượng lưu trữ).
Mở rộng dung lượng lưu trữ: 17.280đ / GB / tháng (đã gồm VAT 8%).
Gói dịch vụ thuê trả phí theo năm, thanh toán một lần từ đầu chu kỳ. Giá đã gồm VAT 8%.
Đang dùng iOffice phiên bản cũ?
Đơn vị đang sử dụng VNPT iOffice phiên bản cũ (v3/v4) hoặc sản phẩm khác có thể khảo sát phương án nâng cấp lên phiên bản mới. Việc chuyển đổi dữ liệu không mặc định nằm trong phần thuê phần mềm cơ sở và được rà soát theo hiện trạng: dữ liệu, hồ sơ, quy trình, tích hợp, hợp đồng hiện tại và số người dùng.
Trải nghiệm, tích hợp & ký số
Chính sách dịch vụ có chương trình trải nghiệm VNPT iOffice tối đa 6 tháng. Điều kiện và phạm vi triển khai được xác nhận theo từng khách hàng; không mặc định hiểu là toàn bộ dự án được miễn phí trong 6 tháng.
VNPT iOffice có khả năng tích hợp, liên thông và mở rộng theo yêu cầu dự án: liên thông văn bản theo chuẩn edXML, thu hồi/thay thế/cập nhật văn bản liên thông, tích hợp máy Scan để quét văn bản giấy và chỉnh sửa văn bản trực tuyến. Nhu cầu tích hợp cụ thể với các hệ thống khác được xác định qua khảo sát.
VNPT iOffice có thể hỗ trợ nghiệp vụ ký số trong quá trình xử lý và phát hành văn bản theo cấu hình và giải pháp ký số triển khai (PKI, Token hoặc Server). Nhu cầu chữ ký số cụ thể được tư vấn cùng dịch vụ VNPT SmartCA / VNPT CA; hệ thống không mặc định bao gồm sẵn toàn bộ chi phí chữ ký số.
Tìm hiểu Chữ ký số VNPT →Tìm hiểu chuyên sâu về quản lý văn bản & điều hành
Đọc thêm về số hóa văn bản, ký số, liên thông edXML và mô hình triển khai trên Blog Công nghệ.
Câu hỏi thường gặp
VNPT iOffice là gì?
VNPT iOffice có phải chỉ là phần mềm lưu công văn không?
Ai nên dùng VNPT iOffice?
VNPT iOffice có mấy nhóm chức năng?
VNPT iOffice có bản Mobile không?
Triển khai Cloud hay Onsite?
VNPT iOffice có hỗ trợ ký số không?
VNPT iOffice có liên thông văn bản không?
Có tích hợp với hệ thống khác không?
Có chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ không?
Có tìm kiếm trong nội dung văn bản không?
Có thể thay đổi quy trình xử lý không?
Dung lượng lưu trữ như thế nào?
VNPT iOffice có chương trình trải nghiệm không?
Chi phí VNPT iOffice bao nhiêu?
eduOffice cho trường học giá bao nhiêu?
Có cần khảo sát trước khi báo giá không?
Khảo sát mô hình iOffice
Trả lời một vài câu hỏi về quy mô và nhu cầu để VNPT Thủ Đức chuẩn bị phương án VNPT iOffice phù hợp và tư vấn báo giá theo nhu cầu.
Kết quả khảo sát chỉ dùng để tư vấn phương án; hệ thống không hiển thị tổng chi phí tự động — báo giá được lập theo nhu cầu sau khảo sát và thiết kế phương án.
Dịch vụ liên quan trong hệ sinh thái VNPT
Khảo sát & nhận phương án VNPT iOffice
Để lại thông tin, VNPT Thủ Đức sẽ khảo sát nhu cầu, thiết kế phương án VNPT iOffice (Cloud hoặc Onsite) và tư vấn báo giá theo quy mô đơn vị.
Xác nhận tài khoản Google/Facebook của bạn để đăng nhập trực tiếp vào CSDL VNPT