Quản lý văn bản điều hành nên chọn Cloud hay Onsite?

Khi lựa chọn một hệ thống quản lý văn bản điều hành, một trong những quyết định quan trọng nhất là mô hình triển khai. VNPT iOffice cung cấp hai mô hình: Cloud và Onsite. Không mô hình nào mặc định tốt hơn, rẻ hơn hay an toàn hơn; lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện thực tế của từng đơn vị.

Mô hình Cloud

Với mô hình Cloud, VNPT cung cấp nền tảng và hạ tầng để vận hành iOffice. Cách tiếp cận này giúp triển khai nhanh và giảm gánh nặng đầu tư, vận hành hạ tầng cho đơn vị. Cloud thường phù hợp với những tổ chức có người dùng phân tán trên nhiều địa bàn, cần đưa hệ thống vào sử dụng sớm mà không muốn tự quản lý phần hạ tầng bên dưới.

Vì iOffice là nền tảng hoạt động trên cả Web và Mobile với giao diện responsive, mô hình Cloud giúp cán bộ ở nhiều nơi có thể truy cập và xử lý công việc thuận tiện, miễn là có kết nối phù hợp.

Mô hình Onsite

Mô hình Onsite triển khai iOffice trên hạ tầng riêng của khách hàng. Đây là lựa chọn được cân nhắc khi đơn vị có những yêu cầu riêng về dữ liệu, mạng, tích hợp hoặc kiến trúc hệ thống. Với Onsite, tổ chức chủ động hơn trong việc bố trí hệ thống theo chính sách nội bộ, đổi lại cần chuẩn bị và duy trì hạ tầng tương ứng.

Onsite thường được xem xét ở những đơn vị đã có định hướng hạ tầng rõ ràng, hoặc có các ràng buộc đặc thù khiến việc đặt hệ thống trong phạm vi quản lý của mình là cần thiết.

So sánh theo nhu cầu, không theo định kiến

Điều quan trọng là tránh quan niệm rằng Cloud luôn tiện hơn hoặc Onsite luôn an toàn hơn. Trên thực tế, mỗi mô hình phục vụ một bối cảnh khác nhau. Một số câu hỏi hữu ích khi cân nhắc:

• Dữ liệu: Đơn vị có yêu cầu đặc thù nào về nơi lưu trữ và quản lý dữ liệu không?
• Mạng: Người dùng tập trung hay phân tán? Điều kiện kết nối ra sao?
• Tích hợp: Hệ thống cần kết nối với những nghiệp vụ, ứng dụng nào của đơn vị?
• Kiến trúc: Đơn vị đã có định hướng hạ tầng riêng hay muốn giảm gánh nặng vận hành?
• Tốc độ triển khai: Đơn vị cần đưa hệ thống vào sử dụng nhanh đến mức nào?

Trả lời những câu hỏi này giúp khoanh vùng mô hình phù hợp trước khi đi vào chi tiết cấu hình.

Chức năng nghiệp vụ không phụ thuộc mô hình

Dù chọn Cloud hay Onsite, iOffice vẫn hướng tới cùng một bộ năng lực nghiệp vụ: quản lý văn bản đến/đi; điều hành và giao việc; quy trình và phê duyệt theo luồng động; hồ sơ và lưu trữ; lịch và thông tin điều hành; tra cứu và báo cáo; phân quyền và quản trị. Bản Web có 25 nhóm chức năng và bản Mobile có 11 chức năng, cùng các đặc tính như liên thông edXML, tìm kiếm toàn văn, tích hợp máy Scan, chỉnh sửa văn bản online và thông báo thời gian thực.

Nói cách khác, mô hình triển khai ảnh hưởng đến cách hệ thống được đặt và vận hành, chứ không làm thay đổi bản chất là một nền tảng điều hành và cộng tác. Nếu bạn còn băn khoăn iOffice là gì và bao gồm những gì, có thể xem bài VNPT iOffice là gì?.

Quyết định sau khảo sát

Vì mỗi tổ chức có đặc thù riêng, cấu hình và chi phí cụ thể của cả hai mô hình chỉ được xác định sau bước khảo sát thực tế. Đây cũng là lý do nên bắt đầu bằng việc trao đổi nhu cầu thay vì chọn mô hình theo cảm tính. VNPT có chương trình trải nghiệm tối đa 6 tháng, với điều kiện và phạm vi được xác nhận theo từng khách hàng.

Bước tiếp theo

Để tìm hiểu chi tiết về dịch vụ và hai mô hình triển khai, hãy tham khảo trang VNPT iOffice. Nếu muốn được tư vấn mô hình phù hợp với dữ liệu, mạng, tích hợp và kiến trúc của đơn vị, bạn có thể đăng ký Khảo sát mô hình iOffice.