Nâng cấp từ iOffice phiên bản cũ lên bản mới: cần lưu ý gì?

Nhiều cơ quan, đơn vị đã sử dụng VNPT iOffice phiên bản v3 hoặc v4, hoặc đang dùng một sản phẩm quản lý văn bản khác, và muốn chuyển lên bản mới. Nâng cấp là cơ hội để chuẩn hóa lại cách vận hành, nhưng cũng cần được chuẩn bị kỹ để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Bài viết này nêu những điểm cần lưu ý khi khảo sát nâng cấp.

Nâng cấp là một quá trình cần khảo sát

Điểm quan trọng đầu tiên: đơn vị đang dùng iOffice v3, v4 hoặc sản phẩm khác đều có thể khảo sát nâng cấp lên bản mới. Đây là một quá trình cần rà soát hiện trạng, chứ không phải một thao tác đơn giản. Việc khảo sát giúp xác định phạm vi công việc, những gì cần chuyển đổi và những gì cần cấu hình lại trên bản mới.

Bản mới của iOffice là nền tảng điều hành và cộng tác trên Web và Mobile, với bản Web có 25 nhóm chức năng và bản Mobile có 11 chức năng, cùng các đặc tính như liên thông edXML, tìm kiếm toàn văn, cấu hình đa quy trình luồng động, tích hợp máy Scan, chỉnh sửa văn bản online và thông báo thời gian thực. Khảo sát sẽ giúp đối chiếu cách đơn vị đang làm việc với năng lực của bản mới.

Lưu ý về chuyển đổi dữ liệu

Một điểm cần đặc biệt lưu ý: chuyển đổi dữ liệu không mặc định nằm trong phần thuê phần mềm cơ sở. Nói cách khác, việc mang dữ liệu từ hệ thống cũ sang bản mới là một hạng mục cần được xem xét riêng khi khảo sát. Vì vậy, đơn vị nên chuẩn bị thông tin để đánh giá đúng khối lượng và độ phức tạp của việc chuyển đổi.

Những nội dung nên rà soát

Khi chuẩn bị nâng cấp, đơn vị nên rà soát các nội dung sau:

• Dữ liệu: khối lượng và tình trạng dữ liệu hiện có trên hệ thống cũ.
• Hồ sơ: các hồ sơ, tài liệu đã lập và lưu trữ cần được xử lý ra sao.
• Quy trình: các luồng xử lý, phê duyệt đang dùng và cách ánh xạ sang bản mới.
• Tích hợp: những kết nối hiện có với các nghiệp vụ, ứng dụng của đơn vị.
• Hợp đồng hiện tại: phạm vi và điều khoản đang áp dụng.
• Số người dùng: quy mô sử dụng để tính toán phương án phù hợp.

Việc rà soát đầy đủ các nội dung này giúp bức tranh nâng cấp rõ ràng ngay từ đầu, tránh phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình chuyển đổi.

Cơ hội chuẩn hóa khi lên bản mới

Nâng cấp cũng là dịp để nhìn lại và chuẩn hóa cách vận hành. Chẳng hạn, đơn vị có thể tận dụng khả năng cấu hình đa quy trình luồng động để thiết kế lại các bước xử lý cho gọn gàng hơn, hoặc khai thác tìm kiếm toàn văn và liên thông edXML để cải thiện việc tra cứu và trao đổi văn bản. Bốn vai trò Lãnh đạo, Chuyên viên, Văn thư và Quản trị cũng có thể được phân quyền lại cho sát với thực tế.

Nếu bạn muốn hình dung tổng thể về bản mới trước khi nâng cấp, có thể tham khảo bài VNPT iOffice là gì?. Ngoài ra, nếu đơn vị đang cân nhắc lại mô hình triển khai khi lên bản mới, bài Cloud hay Onsite? sẽ hữu ích.

Trải nghiệm và bước tiếp theo

VNPT có chương trình trải nghiệm tối đa 6 tháng, với điều kiện và phạm vi được xác nhận theo từng khách hàng. Đây có thể là cách để đơn vị làm quen với bản mới trước khi quyết định phương án nâng cấp chính thức.

Để tìm hiểu chi tiết về dịch vụ và phương án nâng cấp, hãy tham khảo trang VNPT iOffice. Vì mỗi đơn vị có hiện trạng khác nhau, bạn nên đăng ký Khảo sát mô hình iOffice để được đánh giá cụ thể về dữ liệu, quy trình và phạm vi chuyển đổi.